31 mei 2019

Externe vergaderlocatie maakt vergaderen leuk

Vergaderen bij een externe vergaderlocatie is één van mogelijkheden om vergaderen aantrekkelijk te maken. Afwisseling is dientengevolge belangrijk om vergaderingen attractief te houden. Elke week vergaderen op een vast tijdstip, op een vaste locatie met een vaste agenda is weinig inspirerend. Het voelt als nutteloos en verspilde tijd.

Externe vergaderlocatie

De vergaderruimte op kantoor gebruiken is handig en praktisch. Maar na een aantal vergaderingen ken je die vergaderzaal wel. Tot ideeën gaat het je daarom waarschijnlijk niet brengen. Boek eens een externe vergaderlocatie buiten de deur. Een andere omgeving leidt immers tot andere inzichten. De meeste vergaderlocaties bieden aantrekkelijke vergaderarrangementen met lekkere koffie, thee en versnaperingen. Zo wordt vergaderen ineens leuk.

Agenda

Als je elke week vergadert volgens een vast stramien doet dat wat met je inventiviteit. Begin de vergadering eens met het vaststellen van de agenda. Het zorgt namelijk voor alertheid en alleen die zaken komen ter tafel die ook echt zinvol zijn. Iedereen is dan bovendien gelijk betrokken. Neem hier maximaal 10 minuten de tijd voor. Anders wordt het vergaderen om een agenda te bepalen. Dat is niet de bedoeling.

Stoelendans

Ga niet op een geijkte plek van de workshopruimte zitten. Wissel van plaats aan de tafel. Ook als voorzitter. Je zult zien dat er een andere dynamiek in de vergaderaccommodatie ontstaat.

Varieer in werkvorm

De aandachtsspanne van iemand is ongeveer 20 minuten. Maak daarom een vergadering dynamisch door het gebruik van afbeeldingen, video’s en mp3’s in je presentatie. Las verder tussentijds pauzes in. Is er een discussiepunt, overleg dan eerst in kleine groepjes. Bespreek daarna de verschillende standpunten.

Betrek iedereen

Iedereen heeft een rol aan tafel. Er zijn altijd deelnemers die dominant aanwezig zijn en graag het woord hebben. Betrek de stille Willies aan tafel door ze een vraag stellen. Zorg ervoor dat iedereen aan het woord is geweest. Je geeft iedereen zo het gevoel een nuttige bijdrage te hebben geleverd. Een vergadering is dan niet langer zinloos.

Kortom, boek een externe vergaderlocatie zoals De Vergaderie. Maak ter plekke een agenda. En betrek iedereen. Wedden dat vergaderen dan wel plezierig wordt?

Haal meer uit je bijeenkomst

Fijne ambiance, uitstekende verzorging en vrolijke gastvrouw.

Xandra Derks 06 - 212 466 62
© 2020. Alle rechten voorbehouden
Open chat
Direct contact?