1 mei 2020

Digitaal vergaderen

Digitaal vergaderen heeft door corona een enorme vlucht genomen. Min of meer zijn we gedwongen om op afstand meetings te houden. Thuiswerken is namelijk het devies. Het heeft grote voordelen, maar daarentegen is het niet zaligmakend. Er zijn gewoonweg aangelegenheden waarbij je elkaar het liefst recht in de ogen kijkt. En niet via een scherm. Non-verbale communicatie zegt immers veel.

Digitaal vergaderen

Hoe ervaren we digitaal vergaderen? In beginsel scheelt het gewoonweg tijd. Te weten vergadertijd en reistijd. Ten opzichte van fysiek met z’n allen aan de vergadertafel te schuiven. Je hoeft per slot van rekening nergens naar toe. Beter voor het milieu ook, trouwens. De Velperbuitensingel is nog nooit zo rustig geweest. Mooie bijkomstigheid. Naast reistijd kost het ook minder vergadertijd. Chit-chatten blijft achterwege. We richten ons daarentegen strak op de agendapunten. Bespreken wat er te bespreken valt. Dat heeft onder meer met de beperking van de techniek te maken.

Techniek

Over die techniek. Voor de digibeten onder ons, is het al een uitdaging om online te komen. Laat staan exact op de afgesproken tijd. Er is altijd wel een deelnemer waarbij het inloggen niet vlotjes verloopt. Vervolgens bepaal je samen wat je doet met het geluid. Zet je allemaal het geluid aan, dan is het haast een militaire operatie om op het juiste moment iets te zeggen. De kans dat je door elkaar praat is namelijk groot. Gaat bij iedereen het geluid uit, is het een kwestie van je hand opsteken wanneer je wat wilt melden. De spontaniteit is daardoor geheel weg. Je roept alleen iets, als het echt van toegevoegde waarde is. Dat maakt wel, dat al het geneuzel uitblijft. Tot slot speelt de verbinding een grote rol bij het succes. Haperend beeld, schokkend geluid, wegvallen van een deelnemer, het komt elke team- of zoomsessie voor.

Ouderwets vergaderen

Tot slot is het bij digitaal vergaderen vrij vermoeiend om je te blijven concentreren. Zeker als je meerdere digitale vergaderingen per dag hebt. De betrokkenheid is kleiner omdat je fysiek niet bij elkaar bent. Het scherm zorgt voor afstand. Bovendien zijn er allerlei aandachttrekkers: het behang in de kamer van je collega, het drankje van een deelnemer of achtergrondgeluiden. Digitaal vergaderen is concluderen superhandig. Maar er zijn momenten dat samen vergaderen in een vergaderruimte de voorkeur heeft. De Nijmeegse burgemeester, Hubert Bruls, zei vorige weeek in De Gelderlander: “Wat de vorm ook wordt, duidelijk is dát er toekomstperspectief moet komen. Ook voor mij. Ik kan niet wachten tot ik alle onine-vergaderappas weer van mijn tablet kan verwijderen. Er gaat niets boven menselijk contact.” En daarmee is alles gezegd.

Digitaal vergaderen beu?

Onze vergaderruimte draagt bij aan het succes van je meeting

Xandra Derks 06 - 212 466 62
© 2020. Alle rechten voorbehouden
Open chat
Direct contact?